Daļa no būtiskajam darbībām, kas jāaptver un jādefinē, veidojot organizācijas dokumentu pārvaldības sistēmu

Sadarbība ar uzraudzības un kontroles institūcijām
Kā tā notiek
1.Īslaicīgi glabājamās lietas līdz to glabāšanas termiņa beigām atrodas pie institūcijas atbildīgajiem darbiniekiem. Glabāšanas termiņam beidzoties, atbildīgie darbinieki sastāda iznīcināšanai atlasāmo lietu sarakstu.
2.Pēc īslaicīgi glabājamo lietu atlases institūcijas darbinieks iesniedz lietvedim pašrocīgi parakstītu sarakstu.
3.Institūcijas vadītājs nodrošina kopējo lietu iznīcināšanas akta sagatavošanu, kuru paraksta EK (ekspertu komisija) priekšsēdētājs un locekļi un apstiprina iestādes vadītājs ar parakstu un zīmogu. Apstiprinātos aktus iesniedz ZVA (Zonālais valsts arhīvs) akceptēšanai. Nepieciešamības gadījumā iestādes vadītājs var šīs darbības veikšanai vai tās pareizības kontrolei pieaicināt ZVA amatpersonu.
4.Īslaicīgi glabājamo lietu iznīcināšana veicama tikai pēc tam, kad ZVA akceptējis aktus par lietu atlasi iznīcināšanai. Pēc dokumentu iznīcināšanas lietvedis uz aktiem veic atzīmi.
5.Ikgadējo pastāvīgi un ilgtermiņa glabājamo lietu nodošanu lietvedim vai citam darbiniekam atbildīgie darbinieki veic saskaņā ar iestādes vadītāja rīkojumu par lietu nodošanu.
6.Lietvedis ne retāk kā reizi 5 (piecos) gados veic lietu esības un fiziskā stāvokļa pārbaudi. Lietu esības un fiziskā stāvokļa pārbaudes aktu apstiprina iestādes vadītājs, paraksta EK priekšsēdētājs un locekļi.
7.Arhīva pases lietvedis sagatavo un nosūta ZVA izskatīšanai, saskaņā ar tā pieprasījumu un dotajām norādēm.
8.Lietvedis veic iestādes arhīva telpās atrodošo lietu uzraudzību un arhīva dokumentu izmantošanu
izsniedzot izziņas no arhīva dokumentiem pēc juridiskās vai fiziskās personas rakstiska pieprasījuma ar iestādes vadītāja rezolūciju uz tā;
izsniedzot uz laiku lietošanā arhīva dokumentus pēc darbinieku pieprasījuma; izsniegtās lietas reģistrē „Arhīva dokumentu izsniegšanas uzskaites žurnālā”
…