6. Lietu nomenklatūras izstrādāšana un noformēšana
Lietu nomenklatūra- saskaņā ar dokumentu klasifikācijas shēmu sistematizēts institūcijā veidojamo lietu un to glabāšanas termiņu saraksts.
Lietu nomenklatūra ir uzskaites dokuments Sabiedrības arhīvā uz laiku glabāšanā nodotajām lietām.
Sabiedrības struktūrvienību lietu nomenklatūru sastāda struktūrvienības vadītāja norīkots darbinieks, kas atbild par šīs struktūrvienības lietvedību. Struktūrvienības lietu nomenklatūru nodod Kancelejā apkopošanai.
Ik gadu, bet ne vēlāk kā līdz 15.decembrim, Kancelejas arhivāre nākamā kalendārā gada Sabiedrības lietu nomenklatūru saskaņo ar Latvijas Valsts arhīvu. Lietu nomenklatūra stājas spēkā no 1.janvāra.
Kopējo Sabiedrības lietu nomenklatūru veido ar struktūrvienību indeksiem pieaugošā kārtībā.
Ja izdara izmaiņas Sabiedrības struktūrā, paliekošo struktūrvienību indeksi nemainās, bet no jauna izveidotajām struktūrvienībām piešķir nākamo indeksu.
Ja gada laikā rodas jaunas, iepriekš neparedzētas lietas, tās papildus iekļauj nomenklatūrā un lietai piešķir nākamo kārtas numuru.
Lietu sakārtošanu un sagatavošanu nodošanai arhīvā atbilstoši nomenklatūrai, veic darbinieki, kas atbildīgi par lietvedību struktūrvienībās.
Arhīvs no struktūrvienībām pieņem lietvedībā pabeigtus dokumentārus materiālus tikai pēc to pareizas apkopošanas lietās. Atsevišķu dokumentu izņemšana no pastāvīgi glabājamām lietām un izsniegšana nav pieļaujama. Dažos gadījumos pieprasītājam tiek izsniegta dokumenta kopija. Atzīmi par dokumenta kopijas izsniegšanu un saņemšanu izdara dokumentu izsniegšanas reģistrācijas žurnālā. Darbinieki, kuri ir saņēmuši dokumentu kopijas, ir atbildīgi par izsniegto dokumentu izmantošanu un glabāšanu.
…
