Введение.
База данных Access является полнофункциональной системой управления реляционными базами данных (СУРБД). Она обеспечивает все возможности определения, обработки и управления данными для работы с большими объемами информации.
Системы управления базами данных (СУБД) являются едва ли не самым распространенным видом программного обеспечения и существуют на персональных компьютерах уже довольно давно, но большинство этих программ являются либо простыми диспетчерами хранилищ данных, не обеспечивающими возможность создания приложений, либо комплексными системами разработки, сложными в работе и использовании. СУБД имеют более чем тридцатилетнюю историю развития с сохранением преемственности и устойчивых традиций. В большинстве случаев предполагается, что данные представлены в виде файлов, состоящих из записей. Структура всех записей в файлах одинакова, а количество записей в файле является переменным. Элементы данных, из которых состоит каждая запись, называются полями. Поскольку во всех записях имеются одни и те же поля (с разными значениями), полям удобно давать уникальные имена.
Все СУБД поддерживают в той или иной форме четыре основных операции:
1. добавить в базу данных одну или несколько записей;
2. удалить из базы данных одну или несколько записей;
3. найти в базе данных одну или несколько записей, удовлетворяющих заданному условию;
4. обновить в базе данных значение некоторых полей.
Большинство СУБД поддерживают, кроме того, механизм связей между различными файлами, входящих в базу. Например, связь может установиться явным образом, когда значением некоторых полей является ссылка на другой файл, такие СУБД называются сетевыми, или же связь может установиться неявным образом, например, по совпадению значений полей в различных файлах. Такие СУБД называются реляционными.
Почти все современные СУБД хранят и обрабатывают информацию на основе реляционной модели управления данными. В реляционной СУБД (сокращенно называемой СУРБД) данные хранятся в нескольких таблицах. Каждая таблица содержит сведения об одном предмете (например, клиенте или продуктах) и имеет столбцы (поля), содержащие различные типы сведений о данном предмете (например, адрес и телефон клиента), и строки (записи), в которых описаны все атрибуты отдельного экземпляра предмета (например, сведения о конкретном товаре). При выполнении запроса (извлечении сведений из одной или нескольких таблиц) результат почти всегда выглядит как еще одна таблица. Понятие «реляционная», от слова «relation» (связь), происходит из того факта, что каждая таблица содержит сведения, связанные с одним и только одним предметом. Кроме того, данные о двух классах информации (например, клиенты и заказы) могут обрабатываться как единое целое, с учетом связей между значениями данных. Например, излишним будет хранение имени и адреса клиента в каждом размещаемом им заказе. В реляционной СУБД информация о заказе имеет поле, в котором хранится номер клиента, что, позволяет связать каждый заказ с информацией о соответствующем клиенте.
Системы управления реляционными базами данных (СУРБД) дают полный контроль над определением и обработкой и совместным использованием данных. Такие системы предоставляют все возможности управления и каталогизации больших объемов информации во множестве таблиц. СУРБД обеспечивает три основные возможности: определение данных, обработка данных и управление данными.
• Определение данных. Можно определить, какие данные будут храниться в базе данных, тип данных (например, текст или число) и связи между ними. В некоторых случаях можно задать способы форматирования и проверки допустимости данных.
• Обработка данных. Допускается любое манипулирование данными. Можно выбирать необходимые поля данных, фильтровать и сортировать данные. Также можно выполнять слияние связанной информации и выводить итоговые данные. Имеется возможность выделить подмножество данных и попросить СУБД обновить, удалить или скопировать его в другую таблицу либо создать новую таблицу с этими данными.
• Управление данными. Можно определять, кому разрешено просматривать, обновлять и добавлять информацию. В большинстве случаев имеется возможность определить порядок совместного использования и обновления, данных несколькими пользователями.
Все эти возможности реализованы в приложении Access. MS Access является СУБД реляционного типа, в которой разумно сбалансированы все средства и возможности, типичных для современных СУБД. Реляционная база упрощает поиск, анализ, поддержку и защиту данных, поскольку они сохраняются в одном месте. Access в переводе с английского означает «доступ». MS Access — это функционально полная реляционная СУБД. Кроме того, MS Access одна из самых мощных, гибких и простых в использовании СУБД.
…
