Biroja darba automatizācijas līdzekļu apskats

Šobrīd grūti iedomāties mūsdienu biroju bez datora. Informācijas tehnoloģiju pielietošana ļauj ievērojami palielināt produktivitāti un darba kvalitāti. Tas attiecas ne tikai uz atsevišķu sekretāri, bet arī uz vadības dokumentācijas nodrošinājuma dienestiem vispār.
Ilgu laiku iestāžu automatizācija tika veikta ar dažādu veidu automatizētās vadības sistēmām, kuru pamatā bija datu bāzes (personāls, kanceleja, grāmatvedība, alga, izpildes kontrole). Nesamazinot šo sistēmu nozīmi, ir vērts atzīmēt, ka tās aptvēra tikai līdz 10–20% informācijas kopējā apjoma, kas cirkulēja iestādē.
Vajadzības apstrādāt dokumentus elektroniski tika apmierinātas, pielietojot funkcionālās paketes (teksta redaktoru un elektronisko tabulu) un Microsoft Office, Perfect Office, Lotus Smart Suit, Microsoft Exchange programmu integrētās paketes. Izrādījās, ka šie līdzekļi ir nepietiekoši, lai pārvaldītu milzīgās papīra un elektronisko dokumentu plūsmas, kas cirkulēja gan viena uzņēmuma iekšienē, gan starp tiem. Tādas pieejas galvenā nepilnība bija integritātes trūkums, kurai vajadzētu izpausties lietvedības un dokumentu apgrozības vadības automatizācijā.
Informācijas tehnoloģiju attīstība kļuva par cēloni tam, ka parādījās tādas metodes un līdzekļi, kas nodrošina integrētus biroja automatizācijas risinājumus, ļauj automatizēt roku operācijas un dokumentu meklēšanu, automātiski izsekot dokumentu plūsmu un kontrolēt rīkojumu izpildi, kas ir saistīti ar dokumentiem.
Programmnodrošinājuma izvēli būtu ieteicams sākt ar tehniskā uzdevuma izpratni, kas sīki aprakstītu, kādu funkcionalitāti vajadzētu saturēt meklējamam programmnodrošinājumam. …