Dokumentu apgrozība

Dokumentu apgrozība – dokumentu kustība iestādē un darbs ar tiem no to saņemšanas līdz izpildei un dokumentu sagatavošanas gaita līdz to nosūtīšanai vai izpildei.

Dokumentu apgrozībai jābūt operatīvai, katrai dokumenta pārvietošanai – pamatotai. Šīm procesam visās iestādēs jābūt vienveidīgam. To panāk, ja procesa gaitā vienādi izpilda tam raksturīgās pamatdarbības, ievērojot saņemto, nosūtāmo un iekšējo dokumentu apgrozības īpatnības, ņemot vērā iestādes struktūru un tās darbības pamatuzdevumus. Dokumentu apgrozību konkrētā iestādē nosaka šīs iestādes lietvedības instrukcijā vai noteikumos. Ieteicams izstrādāt un pievienot instrukcijai iestādes attiecīgo dokumentu apgrozības shēmas.

Dokumentu piegādi, dokumentu saņemšanas un nodošanas kārtību nosaka iestādes iekšējās kārtības noteikumos un it īpaši iestādes lietvedības instrukcijā vai noteikumos, paredzot, kas kur, kādos laikos, cik reizes darba dienā, piegādā dokumentus, kā nodod izpildei, kā nosūta.

Dokumentu apgrozības apjomu uzskaita un sistemātiski analizē (katru mēnesi, ceturksni, gadu), informē par to attiecīgās amatpersonas, lai veiktu atbilstošus pārkārtojumus lietvedības organizēšanā un darbinieku pienākumu sadalē, kā arī lai nodrošinātu nepieciešamos materiālus.…