Dokumentu apgrozība - dokumentu kustība uzņēmumā no sagatavošanas brīža līdz izpildes apliecinājumam vai nosūtīšanai.
Dokumentu apgrozības pareiza organizēšana sekmē dokumentu operatīvu kustību pārvaldes aparātā, struktūrvienību un amatpersonu vienmērīgu slodzi pozitīvi ietekmē pārvaldes procesu kopumā.
Katrā uzņēmumā, firmā dokumentu apgrozībai jāatbilst šādām prasībām:
1.) dokumentu apgrozībai uzņēmumā jābūt operatīvai, mērķtiecīgi regulējamai un optimāli īstenotai;
2.) vajag izslēgt lietišķi nepamatotas dokumentu apgrozības instances un darbības. Nepieciešams novērst vai ierobežot dokumentu atkārtotu pārvietošanu;
3.) dokumentu apgrozībā un dokumentu pamatkategoriju apstrādes procesā jāpanāk maksimāla vienība. Šai nolūkā iesaka izstrādāt dokumentu pamatkategoriju un veidu aptuvenas kustības un apstrādes shēmas (kā pielikumu lietvedības instrukcijai).
Dokumentu apgrozība firmā notiek dokumentu plūsmas veidā, kas cirkulē starp informācijas apstrādes punktiem ( vadītāji, speciālisti, personāls) un pašu dokumentu tehniskās apstrādes punktiem (kanceleja, ekspedīcijas, mašīnrakstīšanas birojs, kopēšanas dienests utt.).
Izšķir trīs galvenās dokumentu plūsmas:
1.) saņemtie dokumenti (uzņēmumam adresētie dokumenti);
2.) nosūtāmie dokumenti (uzņēmuma nosūtāmie dokumenti);
3.) iekšējās lietošanas dokumenti (tiek sagatavoti uzņēmumā un neiziet ārpus tā).
Saņemto dokumentu plūsma sadalās trijās iekšējās plūsmās:
1.) vadītājam nododamie dokumenti;
2.) struktūrvienībām nododamie dokumenti;
3.) atsevišķiem izpildītājiem nododamie dokumenti.
Struktūrvienībās savukārt veidojas plūsmas, kuras, izejot no uzņēmuma nosūtāmo dokumentu plūsmu.
Ņemot vērā, ka dokumentu apgrozība jūtami ietekmē visu pārvaldes aparāta darbību, liela uzmanība pastāvīgi tiek veltīta tās racionalizācijai. Šajā darbā vadās pēc normatīvajiem dokumentiem un pārvaldes darba pilnveidošanas un organizācijas praktiskās pieredzes.
Dokumentu kustībai uzņēmumā jābūt taisnvirziena, t.i., bez līkloča atpakaļmaršrutiem un citiem atkārtotiem pagriezieniem. Jāvadās pēc principa, ka vienā struktūrvienībā vai pie viena izpildītāja dokuments atrodas vienu reizi. Jebkurā gadījumā dokumenta atrašanos kādā vietā, vadoties pēc organizatoriskiem un tehnoloģiskiem apsvērumiem.
Visi dokumenta apstrādes procesi jāpakļauj uzdevumam iespējami ātrāk un efektīvāk atrisināt jautājumu, uz kuru attiecas dokuments, lai nerastos apstākļi formālismam un novilcināšanai.
…
