Elektroniskais dokuments ir dokumenta elektroniskā forma ar papīra dokumentam līdzvērtīgu juridisko spēku. E-dokumentam ir universāls pielietojums darbību un darījumu veikšanai kā iedzīvotājiem, tā arī uzņēmējiem un valsts un pašvaldību iestādēm. E-dokuments līdzīgi kā papīra dokuments, ir izmantojams arī pierādījuma iesniegšanai kompetentām iestādēm.
Elektronisko dokumentu likums (EDL) nosaka, ka valsts pārvaldes un pašvaldības pieņem e-dokumentus no fiziskām un juridiskām personām, līdz ar to ikviena rakstiski iesniedzama informācija vai pieprasījums valsts un pašvaldību iestādēm var tikt iesniegts attālināti, izmantojot e-dokumentu. E-dokuments var ietvert informācijas un izziņu pieprasījumus no iestādēm, iesniegumus atļauju, sertifikātu un licenču saņemšanai, kā arī atskaišu, pārskatu un statistikas iesniegšanu.
Lai elektroniskais dokuments būtu ar juridisko spēku:
• tas jāparaksta ar drošu elektronisko parakstu (vai elektronisko parakstu, ja puses par e-dokumenta parakstīšanu ar elektronisko parakstu ir vienojušās rakstveidā);
• tam jāpievieno laika zīmogs (EDL noteiktajos gadījumos);
• tam ir jābūt noformētam atbilstoši normatīvajos aktos noteiktajām dokumentu noformēšanas prasībām.
E-dokumentu izmantošanas ieguvumi:
• ērtāk - nav jāiet uz iestādi, lai aiznestu dokumentu, tā vietā tiek izmantots e-pasts;
• lētāk - papīra dokumenta sagatavošanas, transporta vai pasta pakalpojumu izdevumi, kā arī iestādē pavadītais laiks būs dārgāks kā e-dokumenta sagatavošanas un nosūtīšanas izmaksas;
• ātrāk - e-dokumenta nogādāšana adresātam un tā saņemšana notiek tūlītēji;
• pieejamāk - nav jārēķinās ar iestāžu darba laiku, e-dokumentus iespējams iestādei nosūtīt 24h;
• netiek piesārņota vide - netiek drukāti papīra dokumenti, tiek veicināta ekonomiska resursu izmantošana.
