Elektroniskās datu apstrādes jomā, viens no pamatjēdzieniem ir “informācija”. Informācija, kura tiek izmantota ikdienas dzīvē, tiek glabāta mūsu atmiņā. Mēs to saņemam no ļoti dažādiem avotiem, piemēram: rādio, televīzija, avīzes, grāmatas u.t.t. Dažreiz darba laikā tiek izmantota ļoti liela apjoma informācija, kuras atsevišķas “porcijas” ir līdzīgas viena otrai pēc struktūras un atšķiras tikai informācijas saturs. Te tiek runāts par adrešu grāmatām, biržas ziņām un katalogiem. Strādājot ar lieliem informācijas daudzumiem, ļoti svarīgs informācijas meklēšanas ātrums. Bez tam, adrešu meklēšanu var veikt krietni ātrāk, ja tās ir novietotas alfabēta secībā, nekā to pašu meklēšanu veikt nešķirotā sarakstā. Līdz ar to pieaugošais informācijas daudzums izvirza problēmu par datu līdzekļu organizēšanu un datu pieejamību.
Datu vadīšana.
Dators ir spējīgs apstrādāt ļoti dažādus datus. Ar programmām, kuras ir domātas darbam ar datiem (Access), datus var saglabāt speciālā formā, izvēlēties tikai nepieciešamo informāciju, apstrādāt to, nodot kolēģiem, izdrukāt u.t.t. Eksistējot datu bāzei ar MSAccess palīdzību var veikt dažādus meklējumus ar lietotājiem uzdotajiem parametriem. Rezultātā uz ekrāna var izvadīt interesējošo informāciju un pakļaut to tālākai apstrādei. Pāreja no katalogu skapjiem ar nepieciešamo informāciju uz datora datu banku nesastāda problēmu, kā parasti sakārtots un sašķirots pēc noteiktas shēmas. Labs piemērs ir telefona numuru grāmata. Tajā visi elementi ir sakārtoti alfabēta kārtībā pēc uzvārdiem. Papildus tajā var saņemt informāciju par telefona numuru un abonenta adresi. Tomēr telefonu grāmata ir diezgan “ vienpusēja “ datu bāze. Iedomājieties, ka Jūs zināt cilvēka adresi, bet esat aizmirsuši šī cilvēka uzvārdu. Telefona numuru grāmata šajā gadījumā Jums palīdzēt nevarēs. Ja Jūs esat izveidojuši datu bāzi izmantojot teefonu numuru grāmatu, ar speciālās meklēšanas funkcijas palīdzību un šo datu apstrādi lietotājs var saņemt pieeju pie katra atsevišķa adreses komponenta un izdarīt šķirošanu pēc adresēm.…
