Dokumentu pārvaldība izglītības iestādē

8. Darbs ar arhīvā nodotajiem dokumentiem
8.1. Dokumentu glabāšana un uzskaite
173. Izglītības iestāde nodrošina dokumentu uzkrāšanu, uzskaiti, saglabāšanu un izmantošanu.
174. Izglītības iestāde izstrādā lietu nomenklatūru un saskaņo ar valsts arhīviem, kā
arī veic sistemātisku lietu nomenklatūras precizēšanu.
175. Lietvedībā esošās lietas veido atbilstoši apstiprinātajai lietu nomenklatūrai.
176. Lietas iešuj mapēs, uz mapes muguras norādot lietas nosaukumu, lietas
indeksu, glabāšanas termiņu un lietas veidošanas gadu.
177. Kad darbs ar dokumentu ir beigts, to ievieto lietvedības lietā ar attiecīgo lietu nomenklatūras indeksu, RDLIS izdarot atzīmi par dokumenta nodošanu lietā.
178. Izglītības iestādes arhīvā nodod Izglītības iestādes lietu nomenklatūrā iekļauto pabeigtās un noformētās, atbilstoši lietu nomenklatūrai veidotās pastāvīgi glabājamās un ilgtermiņa glabājamās lietas (t.sk. personālsastāva lietas).
179. Lietas sagatavo nodošanai Izglītības iestādes arhīvā atbildīgais par arhīvu.
180. Pastāvīgi glabājamo un ilgtermiņa glabājamo lietu (t.sk. personālsastāva lietu) sakārtošanu, aprakstu un vēsturiskās izziņas sastādīšanu un apstiprināšanu veic atbilstoši
valsts arhīvu noteiktajām prasībām un termiņiem.
181. Izglītības iestādes par arhīvu atbildīgais darbinieks nodrošina īslaicīgi
glabājamo dokumentu iznīcināšanu, ievērojot normatīvo aktu prasības.
182. Ne retāk kā reizi 5 gados ekspertu komisija veic arhīva glabāšanā nodoto lietu esības un fiziskā stāvokļa pārbaudi, sastādot par to lietu esības un fiziskā stāvokļa pārbaudes aktu, bet nepieciešamības gadījumā organizējot to meklēšanu.
183. Lietu esības un fiziskā stāvokļa pārbaude nepieciešama, ja:
183.1. gatavo lietas nodošanai valsts glabāšanā;
183.2. lietas pārvieto uz citu telpu;
183.3. notikusi stihiska nelaime vai nepiederošas personas ļaunprātīgi iekļuvušas arhīvā;
183.4. mainās par arhīvu atbildīgais darbinieks;
183.5. iestādi likvidē vai reorganizē.

8.2. Dokumentu izmantošana
8.2.1. Arhīvā esošo dokumentu atvasinājumu un izziņu noformēšana
184. Izglītības iestādes lietu aprakstos iekļauto lietu dokumentu atvasinājumus apliecina sekretārs, norādot fonda, apraksta, lietas un lapas numuru.
185. Izglītības iestādē arhīvā nodoto, bet lietu aprakstos neiekļauto lietu dokumentu atvasinājumus apliecina par arhīvu atbildīgā persona - sekretārs.
186. Iestādes arhīva izziņas sagatavo un paraksta Izglītības iestādes sekretārs.
…