Dokuments jāizgatavo tā, lai visu glabāšanas laiku nodrošinātu dokumenta juridisko spēku un informatīvo funkciju, kā arī iespēju izgatavot dokumenta atvasinājumus.
Dokuments nedrīkst būt uzrakstīts ar zīmuli vai citādi tehniski viegli pārlabojamā un fiziski nenoturīgā veidā.
Dokumentā nedrīkst būt dzēsumi un aizkrāsojumi, kā arī neatrunāti svītrojumi vai kļūdu labojumi. Svītrojums jāizdara tā, lai būtu redzams sākotnējais teksts. Ja kļūdaini uzrakstīts kāds vārds vai cipars, tad to nosvītro un virs tā uzraksta pareizo skaitli vai vārdu. svītrojums, labojums vai papildinājums jāatrunā paraksta zonā.
Piemērs:
Labotam skaitlim „134” uz „143” ticēt.
Sabiedrības ar ierobežotu atbildību „Zieds”
sekretāre (paraksts) I.Liepiņa
10.10.2007.
Lietvedības dokumentos jālieto valsts valoda, ievērojot valodas pareizrakstības, vārdu un konstrukciju veidošanas un vārdu pārnešanas normas. Dokumentā jālieto Latvijas Republikas vispārpieņemtās mērvienības. Vārdus raksta nesaīsinātā formā ar attiecīgā locījuma galotnēm. Izņēmuma gadījumos atļauts lietot vārdu saīsinājumus, bet tam ir jāatbilst valsts valodas pareizrakstības noteikumiem. …
