Lai nodrošinātu kārtību dokumentos un veiktu visas nepieciešamās darbības ar saņemto dokumentu, jāveic virkne darbību – jāfiksē dokumentu saņemšana, jāveic nepieciešamie darbi, jāraksta atbilde utt. Visām darbībām, kas ar dokumentu notiek ir jābūt fiksētām, turklāt tieši uz konkrētā dokumenta, tā nodrošinot, ka, no dokumenta var iegūt informāciju ne tikai par tās saturu, bet arī par to kas, kad un ko darījis, vai tas ir “izpildīts” jeb kādas darbības vēl palikušas nepaveiktas – te palīdzēs dienesta atzīmes.
2018. gada 4. septembra Ministru kabineta noteikumi Nr.558 “Dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas kārtība” 84. punktā ir noteiktas 6 atzīmes, kas lietojamas pārvaldes dokumentos:
1) atzīme par dokumenta saņemšanu vai atzīme par dokumenta saņemšanu un reģistrēšanu;
2) rezolūcija;
3) atzīme par dokumenta kontroli;
4) atzīme par iepazīšanos ar dokumenta saturu;
5) atzīme par dokumenta izpildi;
6) atzīme par datu ievadīšanu informācijas sistēmā.…
