Konferenču, sanāksmju, prezentāciju rīkošana. Konferenču diplomātija

Svarīgi ir izplānot arī pārtraukumus, pusdienas un vakariņas. Pārtraukumos parasti tiek piedāvāta kafija vai tēja, arī nelielas uzkodas. Pusdienas var tikt rīkotas bufetes stilā, tās var būt arī sēdošās. Protams, bufetes stila pusdienas aizņem mazāk laika, arī apkalpošanas ziņā tās ir vienkāršākas, nekā rīkojot sēdošas pusdienas. Vakariņu rīkošanas diena var atšķirties – tās var rīkot konferences pēdējā dienā, pirmajā dienā, ar mērķi satuvināt un iepazīstināt konferences apmeklētājus. Tomēr visizdevīgāk vakariņas rīkot ir vienu dienu pirms konferences noslēgums. Rīkojot vakariņas konferences noslēguma dienā ir riskanti, jo pastāv apstāklis, ka dalībnieki jau būs noguruši un daļa pēc konferences beigām devušies mājās.
Visbeidzot nedrīkst aizmirst vēl vienu svarīgu apstākli – drošības nodrošināšanu. Tas īpaši svarīgi ir gadījumos, ja konference ir liela un nozīmīga, kurā paredzēts ierasties pasaulē svarīgām un ietekmīgām personām. Ir jānodrošina ne tikai pašu viesu, bet arī to auto un pārējo mantu drošība.
Kopumā redzams, ka konferences rīkošana ir atbildīgs darbs, kas neaprobežojas tikai ar viesu ielūgšanu. Konference ir jāizplāno līdz pēdējam sīkuma un jācenšas paredzēt pat pašas neparedzamākās lietas. Tikai gadījumā, ja konferences organizēšanai būs atvēlēts pietiekami ilgs laiks, tā nebūs sasteigta un organizētājs būs pieredzējis, kā arī tiks ievēroti visi manis iepriekš minētie nosacījumi, tās iznākums būs pozitīvs un viesi nebūs vīlušies.
…