2.3. E-DOKUMENTU REĢISTRĀCIJAS SISTĒMA
Elektronisko dokumentu pārvaldības sistēma (EDPS) ir domāta, lai pārvaldītu un uzturētu e-doku-mentus, par kuriem tiek uzskatīti:
ieskanētie dokumenti, dokumenti, kas ir izveidoti, izmantojot speciālās aplikācijas, kā arī video un audio datnes.
EDPS ieguvums ir dokumentu plūsmas automatizācija un procesa caurskatāmības nodrošinājums, tiek nodrošināta iespēja pārvaldīt visu organizācijas dokumentu plūsmu bez jebkādām grūtībām.
Šobrīd ir plaši pieejamas dažādas EDPS. Tādas ir sistēmas, kas specializējas tikai un vienīgi elektro¬nisko dokumentu pārvaldības funkciju īstenošanā vai sistēmas, kas ir daudzfunkcionālo sistēmu sastāva elements. Populārākās lietvedības sistēmas ir Automatizētās lietvedības sistēma ALS (dažādas versijas), Doc Logix, Docs Vision, IMPULSS, Lotus Notes, Namejs, kā arī ļoti populāra dokumentu uzskaites forma ir MS Excel reģistri, mazāk – MS Access.
EDPS ir šādas galvenās prasības:
1. Nodrošināt e-dokumentu reģistrācijas procesu, t. n., ka sistēmai ir jābūt spējīgai atpazīt ieskanēto doku-mentu, piešķirt tam reģistrācijas numuru un reģistrācijas datumu. Šo procesu viennozīmīgi var uzlabot ātra un laba skenera esamība, kas nodrošinātu vismaz 30 lappušu ieskenēšanu minūtē.
2. Sistēmai ir jābūt spējīgai sasaistīt jauno dokumentu ar citiem, sistēmā esošajiem. Bieži vien rodas situācijas, kad sadarbības process notiek pamatojoties uz vēstuļu pārsūtīšanu. Izmantojot šo funkciju, organizācijas speciālistiem ir iespēja atrast ar konkrētu dokumentu ārējos saistītos un izsekot komunikācijas gaitu.
3. Sistēmai ir jānodrošina dokumenta ātras meklēšanas iespējas. Šī funkcija ir vitāli svarīga lieliem uzņēmumiem, ka ir liela dokumentu plūsmās. E-dokumenta meklēšanai būtu jānotiek pēc šādiem kritēri¬jiem: pēc dokumenta autora, dokumenta nosaukuma, reģistrācijas datuma un noteikti pēc atslēgvārda, kas varētu būt dokumenta saturā. Meklēšana pēc reģistrācijas numura ir nepieciešama, bet tā diemžēl nebūs īsti noteicoša, jo grūti atcerēties visus dokumentus pēc numuriem.
EDPS sistēmu raksturo 3 pamatfunkcijas:
1. E-dokumentu reģistrācija.
2. E-dokumentu sasaistīšana.
3. E-dokumentu meklēšanas mehānisms.
…
