Lai gūtu priekšstatu, kas ir pamatprincipi darbā ar dokumentiem, vispirms jāatceras, ka noteikumi, kas ir jāievēro darbā ar dokumentiem, ir noteikti spēkā esošajos normatīvajos aktos un organizācijas iekšējos tiesību aktos.
Ir vērts sekot līdzi aktuālākajām izmaiņās normatīvajos aktos un nepaļauties uz „priekšrocībām”, ko nodrošina praksē novecojošu un tiesiskajai realitātei neatbilstošu dokumentu paraugu izmantošana.
Latvijas Republikā prasības dokumenta oriģināla, atvasinājuma (noraksts, izraksts vai kopija) un dublikāta izstrādāšanai vai noformēšanai, lai tas iegūtu juridisku spēku nosaka 2010.gada 6.maija Dokumentu juridiskā spēka likums (spēkā no 2010.gada 1.jūlija) un 2010.gada 28.septembra MK noteikumi Nr.916 „Dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas kārtība”, bet elektronisko dokumentu oriģināliem un to atvasinājumiem piemērojams arī Elektronisko dokumentu likums.
Līdz 2010. gada 1. jūlijam dokumentu izstrādāšanu un noformēšanu reglamentēja Ministru kabineta 1996. gada 23. aprīļa noteikumi Nr.154 „Dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas noteikumi”, kuri 2010. gada 1. jūlijā zaudēja spēku.
Vēl pirms neilga laika problēmas radīja situācijas, kad adresāts nebija sastopams ne juridiskajā, ne deklarētajā adresē, un gadījumos, kad dokuments tika sūtīts ierakstītā sūtījumā, jo nebija noteikts, ar kuru brīdi dokuments uzskatāms par saņemtu. Administratīvajā procesā, kur noteikts, ka administratīvais akts stājas spēkā ar brīdi, kad tas paziņots adresātam, šī problēma bija īpaši aktuāla, tādēļ 16.06.2010. pieņemts „Paziņošanas likums” ("LV", 102 (4294), 30.06.2010.), kas stājas spēkā 2011.gada 1.janvārī. Likums nosaka kārtību, kadā veikt dokumenta paziņošanu uz vietas iestādē vai tiesā, ar iestādes vai tiesas darbinieka starpniecību, pa pastu, elektroniski, publiski vai arī paziņojot uz ārvalstīm.
…
