Profesionalitāte biroja administratora jeb sekretāres darbā
Pirms es izvēlējos apgūt šo profesiju es nereti biju iztēlojies sekretāres būtību un galveno misiju. Manā iztēlē tas bija ļoti elegants, precīzs, apzinīgs un smalks darbs. Sekretāres tēls katrā uzņēmumā ir ļoti atšķirīgs. Tas it kā raksturo katra uzņēmuma koptēlu, jo pirmais cilvēks, ko sazvana no ārpasaules ir sekretāre un arī pirmais cilvēks, kas mūs sagaida kompānijā visbiežāk ir tieši sekretāre. Sekretāre ir kā uzņēmuma „seja”, tāpēc ļoti būtiski ir apgūt un ievērot profesionālo ētiku un apvienot to ar dabiskumu, laipnību un atvērtību.
Šajos kursos esmu apstiprinājusi savu pārliecību par sekretāres lomu katrā kompānijā. Tikai to visu esmu aplūkojusi no daudz pamatīgāka un dziļāka skatu punkta nekā sākumā to biju iedomājusies. Savu teorētiski iegūto pieredzi mēģināšu atainot šajā referātā un ceru, ka manā dzīvē, darbā, kas turpmāk būs saistīts ar šo profesiju, man lieti noderēs iegūtās zināšanas.
Turpmāk tekstā tiks lietots vārds „sekretāre”, taču zem tā tiek lietots arī jēdziens „Biroja administrators”.
Sekretāres funkcijas
Sekretārei birojā jāzina uzņēmuma darbības principi, pārvaldes darba organizācija, komunikācijas tehnika, administratīvais koordinēšanas darbs uzņēmumā, uzņēmuma dokumentācija, dokumentu noformēšanas noteikumi, informācijas plūsma un tās apstrāde, datoru un citas biroja tehnikas lietošana un iespējas.
Sekretārei ir jāprot plānot vadītāja darba laika sadalījums, sagatavot vadītājam nepieciešamo informāciju, kontrolēt rīkojumu un lēmumu izpildi, plānot un organizēt sanāksmes, saskaņot un kontrolēt pasākumu izpildes termiņus, organizēt apmeklētāju un darbinieku pieņemšanu, noformēt protokolus, sagatavot dokumentu melnrakstus, kārtot lietišķo saraksti, organizēt un reģistrēt telefonsarunas, lietot datoru un citu biroja tehniku… Tas ir tikai ievads, jo laba sekretāre – tas ir dzīvesveids darba vietā! Laipnība, jauks smaids un patika pret darbu.
Ir izveidojies sava veida stereotips, kas ir sekretāre un kādi ir viņas pienākumi – kafijas vārīšana un pasniegšana un vēl visādi privāti pakalpojumi. Bet tas galvenokārt valda starp cilvēkiem, kuri nekad nav saskārušies ar šī darba specifiku tiešajā veidā. Tas ir, kuri paši nav bijuši sekretāri vai kuru tiešajā pakļautībā nestrādā sekretāre. Jo ikviena uzņēmuma vadītājs, kam ir sekretāre (un mūsu laikos visās normāla lieluma vai lielās firmās noteikti ir sekretāre vai biroja vadītāja), ļoti labi apzinās, cik svarīga loma viņai ir atvēlēta uzņēmumā. Bieži vien vadītājs pat uz pāris dienām, palicis bez sekretāres saprot, cik grūti ir, kad nav kas organizē biroja darbu, lietvedību, atbild uz telefona zvaniem u.tml.
Ir vairāki sekretāres amata paveidi. Pārsvarā tiek lietoti tikai divi nosaukumi - sekretāre- referente vai biroja administratore, bet faktiski pastāv šādi sekretāres profesijas paveidi:
• Telefona operatore - lielās kompānijās pieņem zvanus un savieno ar vajadzīgo abonentu;
• Telefona sekretāre - pieņem paziņojumus un konkrētus pasūtījumus, zvana firmas vadītāja uzdevumā;
• Tehniskā sekretāre - strādā ar biroja tehniku (t.i. – kopējamo aparātu, skeneri, faksu, datoru), pārzina vairākas klaviatūras, piemēram, latviešu, krievu, angļu;
• Sekretāre pieņemamā telpā - pieņem ienākošās vēstules un faksus, elektroniskā pasta paziņojumus, atbild uz telefona zvaniem dažādās valodās, sagaida apmeklētājus;
• Biroja (nodaļas) sekretāre - pieņem un analizē saņemto korespondenci, izpilda vadītāja un viņa vietnieku uzdevumus, ievada datorā dokumentu tekstus, kārto dokumentāciju, ir biroja darba koordinatore un dispečere;
• Vadītāja palīgs - koordinē viena vai divu vadītāju darbības, patstāvīgi sastāda dokumentus, sagatavo sanāksmju un sarunu materiālus, tulko no svešvalodām. Var būt pakļauta biroja menedžerim;
• Sekretāre referente - vadītāja „labā roka”, ne tikai speciāliste sekretāres darbā, bet arī lietpratēja visās firmas darbības jomās, ir spējīga patstāvīgi pieņemt lēmumus;
• Referents - speciālists divās trijās darbības jomās, augsti kvalificēts darbinieks, kas sagatavo vadītāja lēmumus, analizē situāciju, izstrādā darbības perspektīvos virzienus, strādā ar literatūru, presi, dokumentiem. Pakļauts firmas vadītājam un biroja menedžerim;
• Biroja menedžeris - cilvēks, kas nodrošina visa biroja darbu, gatavo prezentācijas, sarunas sanāksmēs, gādā par transportu, sakariem, tehniku un kancelejas precēm, vada kadru darbu, atbild par telpu tīrību un pusdienu kvalitāti.
Reālā situācija ir tāda, ka visbiežāk tikai lielos uzņēmumos ir vairākas sekretāres. Piemēram pašvaldībās – pilsētas domē, rajona padomē, ministrijās, vai tādos uzņēmumos kā LMT, Latvenergo u.tml., jo tur ir ļoti daudz nodaļu un katrai nodaļai ir sava sekretāre. Viena sekretāre vienkārši fiziski nespētu izdarīt visu darāmo, jo katrai nodaļai ir sava darba specifika un pienākumi. Taču mazajos uzņēmumos parasti ir tikai viena sekretāre, kas pilda visus iespējamos pienākumus.
Sekretāres karjera tiek realizēta konkrētās darbības sfērās, kuras ir atkarīgas, piemēram, no uzņēmuma lieluma.
…
