Mūsdienu uzņēmums, vai tas būtu valsts vai privāts, nav iedomājams bez biroja vadītāja. Šīs profesijas speciālisti veicina vadošo darbinieku darba organizācijas uzlabošanu un efektivitātes paaugstināšanu, viņi ir starpnieki starp organizācijas vadību un pārējiem darbiniekiem.
Jebkuram vadītājam ir nepieciešams biroja administrators, kas uzņemas organizatorisko un informatīvo apkalpošanu, atbrīvo uzņēmuma vadītāju no laika neracionālas tērēšanas un prot uzturēt viņa augstu autoritāti.
Ja vēl pavisam nesen bija pieņemts biroja vadītāju saukt par “firmas seju”, tad tagad to jau var salīdzināt ar “uzņēmuma vadītāja labo roku”, kas regulē dažādus ražošanas procesus. Biroja vadītāja darba vietā krustojas visi uzņēmuma iekšējie un ārējie sakari. Tieši biroja vadītājam ir jābūt nevainojamam saistošajam posmam starp vadītāju un darbiniekiem, īstenojot vadītāja lēmumus un rīkojumus; starp vadītāju un viņa darījumu partneriem, atbildot pa telefonu, rīkojot pieņemšanas, sapulces, prezentācijas, apmainoties ar dokumentiem.
Vārds “biroja vadītājs” ir cēlies no viduslaiku “secretarius” un sākotnēji nozīmēja “uzticības personu”.
Darbs ar dokumentiem ir jebkuras organizācijas, jebkuras iestādes gandrīz visu darbinieku darba obligāta sastāvdaļa. Pārvaldes struktūru darbinieki no 20 līdz 80 procentiem sava laika tērē milzum liela daudzuma visdažādāko dokumentu sastādīšanai, noformēšanai, uzskaitei un izpildes kontrolei.
Galvenā slodze pārvaldes dokumentārajā nodrošināšanā gulstas uz dokumentu izstrādātājiem – visu līmeņu vadītājiem un biroja vadītāja dienestu.
Biroja darba vadīšanas būtība un galvenās funkcijas
Amata apraksts ir galvenais organizatoriski tiesiskais dokuments, kas reglamentē biroja vadītāja darbību.
Biroja vadītāja ir katrā iestādē, taču, kā jau teikts šai profesijai ir daudz gradāciju. Mazā firmā pietiek ar vienu biroja vadītāju. Lielākā organizācijā biroja vadītāja var būt vadītājam, viņa vietniekam, kā arī katrā struktūrvienībā.
Atkarībā no firmas darbības apjoma un specifikas, vadītāja prasībām un uzticēšanās katrai biroja vadītājai veidojas savs ierobežots pienākumu un tiesību loks, dažādi radošo, loģisko un tehnisko darbu savienojumi. Reizē dokumentu un bez dokumentu apkalpošanā ir noteiktas tipveida operācijas, ko veic visas biroja vadītāja.
Biroja vadītājas galvenās darba funkcijas saistās ar padomes sēžu un citu sanāksmju sagatavošanu un vadīšanu, administratīvā darba vadīšanu (ja uzņēmumā nav administratīvās struktūrvienības). Šajās funkcijās ietilpst arī konsultācijas, pieņemot darbā sekretāres, palīdzība to apmācībā un kvalifikācijas celšanā. Nevienas biroja vadītājas darbs nav iedomājams bez prezentāciju organizēšanas, pārstāvniecības darbības, ar informācijas nodrošināšanu saistītas darbības (sakari ar masu medijiem, informācijas biļetenu sagatavošana kompānijas darbiniekiem u.t.t.). …
