Lietvedības instrukcija

6.Dokumentu sagatavošana glabāšanai un arhivēšana.
Mācību centra lietvedības darbinieks piecu gadu laikā pēc dokumentu pārvaldības perioda beigām sagatavo dokumentus glabāšanai. Ja nepieciešams ilgāks termiņš, to saskaņo ar Latvijas Nacionālo arhīvu.
Glabāšanai sagatavo pabeigtas lietas (lietas, kuras netiek papildinātas ar jauniem dokumentiem). Ja lieta tiek turpināta, to sagatavo glabāšanai pēc pabeigšanas.
Sagatavojot pabeigtās lietas glabāšanai:
• Tās sagrupē atbilstoši glabāšanas termiņiem: īslaicīgi glabājamās, ilgstoši glabājamās, pastāvīgi glabājamās;
• Sakārto pastāvīgi glabājamās lietas un ilgstoši glabājamās lietas;
• Apraksta pastāvīgi glabājamās lietas un ilgstoši glabājamās lietas.
Papīra dokumentu lietas sakārto, veicot šādas secīgas darbības:
• Sistematizē dokumentus lietā;
• Numurē lapas;
• Izstrādā lietā esošo dokumentu uzskaites sarakstu;
• Izstrādā apliecinājuma ierakstu
• Lietas dokumentus ievieto vākos vai mapēs vai iešuj;
• Noformē lietas vāku.
Dokumentus lietā sistematizē pēc hronoloģiskā, nominālā, alfabētiskā vai cita principa.
Sistematizējot dokumentus, pārbauda dokumentu sastāva un satura atbilstību attiecīgās lietas nosaukumam un glabāšanas termiņam.
Lietas dokumentu lapas numurē ar arābu cipariem, rakstot ar vidēji cietu melnu grafīta zīmuli lapas augšējā labajā stūrī no teksta brīvajā vietā.
…