Lietišķā korespondence - uzņēmuma vizītkarte

Lietišķā sarakste ir būtiska uzņēmuma lietvedības sastāvdaļa, turklāt tieši tā daļa, kuru redz uzņēmuma klienti un sadarbības partneri. Bieži pirmais iespaids par uzņēmumu rodas tieši no lietišķās korespondences. Kā zināms, pirmo iespaidu var radīt tikai vienreiz, un tas ir neizdzēšams. Lietišķās sarakstes uzdevums ir personīgu vai darījumu sakaru veidošana un uzturēšana, tādējādi vairojot uzņēmuma panākumus.
Šo un citu iemeslu dēļ uzņēmuma lietišķajai sarakstei jābūt nevainojamai visos tās aspektos. Ne velti kāda amerikāņu uzņēmuma devīze skan: “Katrai vēstulei, kas izsūtīta no mūsu uzņēmuma, jābūt reklāmas vēstulei!” Proti, katrai vēstulei ne vien jābūt nevainojamai, lai nekaitētu uzņēmuma tēlam, bet pat jāpalīdz veidot par šo uzņēmumu labu priekšstatu sabiedrībā.

1. Forma
Pie lietišķās sarakstes pieder tādi dokumenti kā pieprasījums, piedāvājums, pasūtījums, apstiprinājums, sūdzība, reklamācija u.c. Daudziem no minētajiem dokumentiem ir stingri noteikta forma vai arī tie tiek rakstīti uz iepriekš sagatavotām veidlapām, kuras jau satur visus uzņēmuma rekvizītus. Pēdējā gadījumā vēstules autora uzdevums ir precīzi aizpildīt šo formu un rūpīgi pārbaudīt faktus.…