Runas kultūra

Saskarsmē ar apmeklētājiem liela nozīme ir sekretāres prasmei risināt sarunu. Sekretārei, sekretārei referentei nākas risināt lietišķas sarunas ar dažāda vecuma, sabiedrības stāvokļa un nervu sistēmas tipa cilvēkiem. Veiksmīgas sarunas ķīla ir kompetentnums , taktiskums, labvēlība, vēlēšanās operatīvi risināt problēmu vai sniegt atbalstu tās risināšanā.
Sekretārei vajag prast novērtēt sarunas biedra psiholoģisko stāvokli, ātri iegūt priekšstatu par problēmas būtību, ļaut apmeklētājam izteikties. Jo sīkāk un pamatīgāk jautājums tiks izklāstīts, jo lielākas būs iespējas rast pareizo risinājumu.
Ir svarīgi prast uzdot apmeklētājam jautājumu, bet jo sevišķi – viņu uzklausīt.
Sarunas tonim jābūt neitrālam. Nedrīkst sarunu sākt ar atteikumu un apgalvojumu, ka jautājumu nav iespējams atrisināt, jo parasti tas izraisa negatīvu reakciju un kļūst par pamatu konfliktsituācijai. Gadījumā, ja gaidāma noraidoša atbilde, sekretārei vajag taktiski un labvēlīgi sagatavot sarunas biedru šādam pavērsienam, pārliecinoši pierādīt, ka pozitīvas risinājums nav iespējams.
Sarunas laikā nevajag pārtraukt apmeklētāju, nodarboties ar citām lietām, runāt pa telefonu. Jo telefons zvana, tad sekretāre paceļ klausuli un atkarībā no sarunas rakstura vai nu pārceļ izsaukumu uz ērtāku laiku, vai ar/i atvainojas apmeklētājam un īsi atbild zvanītājam.…