Apmeklētējam vienmēr ir jājūt, ka sekretāre ir darījusi visu iespējamo, lai viņam palīdzētu, un ka viņa darītu vēl vairāk, ja vien tas būtu viņas spēkos.
Ja uz pieņemšanu ierodas delegācija, sekretārei jāgādā, lai kāds darbinieks varētu viesus pavadīt. Ja ierodas viesi no ārzemēm, sekretārei jārūpējas par tuulku, kā arī par suvenīriem delegācijas dalībniekiem.
Organizējot pašu uzņēmuma darbinieku pieņemšanu kārtējos jautājumos, sekretārei labi jāpāpzina uzņēmuma struktūra un darbības jomas, jāzina pienākumu un kontrēktu jautājumu sadale starp valdošajiem darbiniekiem.
Sekretārei jāpaziņo visiem firmas darbiniekiem pieņemšanas laiks. Viņai arī labi jāzina, kuriem darbiniekiem ir tiesības ieiet vadītāja jebkurā laikā.
Ļoti bieži apmeklētāji vēršas pie vadītāja jautājumos, kurus varētu atrisināt citi firmas darbinieki.
Kārtojot sava uzņēmuma darbiniekiem pieņemšanu personiskos jautājumos, sekretārei vajag izturēties pret viņiem īpaši uzmanīgi un taktiski. Parasti pieņemšanu personiskos jautājumos rīko nedēļas beigās. Šajā dienā tiem uzņēmuma struktūrvienību (nodaļu) vadītājiem, kuri vadzētu būt vajadzīgi šefam pieņemšanas laikā, jāatrodas darba vietās, lai palīdzētu viņam, ja rodas tāda nepieciešamība.
Jebkuras pieņemšanas laikā sekretāre pati atbild uz visiem telefona zvaniem un pāradresē tos vadītāja vietniekam. Vadītāja telefons pieņemšanas laikā jāatslēdz: ja apmeklētāja jautājuma izklāstu vairakkārt pārtrauks telefona zvani, saruna var pārmērigi ieilgt. Telefonu bētu pieļaujams atstāt pieslēgtu tikai ārkārtas gadījumos.
Pieņemšanas laikā nevajadzētu vadītāja kabinetā ielaist citus darbiniekus, kam nav sakara ar konkrēto sarunu. Šiem darbiniekiem var ieteikt vērsties pie vadītāja vietnieka vai pateikt laiku, kad vadītājs atbrīvosies un varēs veltīt viņiem uzmanību.
4.8. Sekretāre un firmas darbinieki
Jerkurā firmā sekretāre ir vadītāja ideju un lēmumu izplatītāja, starpnieks starp vadītāju un personālu. Sekretāre attiecības ar darbiniekiem lielā mērā ir atkarīgas no viņas personības. Vajag atcerēties, ka sekretārei jebkurā gadījuma jābūt taktiskai un diplomātiskai, viņa nedrīkst izrādīt austprātību un vienaldzību attiecībās ar darbiniekiem. Daudzos gadījumos sekretārei ir jārīkojas vadītāja vārdā. Ir ļoti svarīgi prast pieklājīgi un skaidri dot norādījumus, kontrolēt to izpildi. Sekretārei darba gaitā nereti nākas nolīdzināt konfliktus starp vadītāju un padotajiem, un tad liela nozīme ir viņas profesionalitātei, spējai būt elastīgai sarežģītās situācijās, prast savaldīt emocijas.
…
